Aide-mémoire pour les dépenses d’emploi

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Qui peut demander une déduction pour dépenses d’emploi?

Si vous occupez un emploi et que vous devez engager, en raison de vos fonctions et de vos conditions d’emploi, diverses dépenses pour gagner votre revenu d’emploi. Notez que la majorité des employés ne peuvent pas déduire de dépenses d’emploi. Par exemple, les frais de déplacement entre le domicile et le lieu d’affaires de l’employeur ne sont pas déductibles ni les frais de stationnement à ce lieu d’affaires.

Aux fins de cette déduction, il existe deux catégories d’employés, les employés salariés et les employés à commission. Selon le groupe d’employés auquel vous appartenez, vous pouvez déduire certaines dépenses. Il est important de consulter le tableau à la fin de cette chronique qui fait une distinction des dépenses selon le groupe d’employés.

 

Conditions d’admissibilité : Pour que vous puissiez déduire les dépenses que vous avez engagées pour gagner votre revenu d’emploi, les conditions suivantes doivent être remplies :

  • votre contrat de travail précise que vous devez acquitter vos propres dépenses
  • vous n’avez pas été remboursé pour vos dépenses d’emploi et vous n’avez pas le droit de l’être

 

De plus, pour les employés à commission, vous devez aussi remplir les conditions suivantes en plus des conditions précitées:

  • vous devez exercer la totalité ou une partie de vos fonctions ailleurs qu’au lieu d’affaires de votre employeur ou à des endroits différents;
  • vous êtes rémunéré entièrement ou partiellement par des commissions ou par d’autres sommes semblables déterminées en fonction des ventes effectuées ou des contrats négociés.

 

Documents à fournir obligatoirement lors de la production de la déclaration de revenus :

  • Formulaire T2200, Conditions générales d’emploi (fédéral)
  • Formulaire TP-64.3, Conditions générales d’emploi (provincial)

Ces formulaires doivent être complétés par votre employeur. Ils renferment les informations sur vos conditions d’emploi, vos remboursements de dépenses, les types de dépenses et bien d’autres informations essentielles à votre comptable.

 

Registres, reçus et pièces justificatives : vous devez tenir un registre pour chaque année où vous déduisez des dépenses liées à votre emploi. Ce registre doit contenir les renseignements suivants :

  • le relevé quotidien de vos dépenses, accompagné de vos chèques oblitérés et de vos reçus ;
  • les talons des billets achetés pour vos déplacements ;
  • les factures et les relevés mensuels de vos transactions par cartes de crédit ;
  • la date et le coût d’achat de chaque véhicule à moteur ;
  • registre de vos déplacements.

Vous devez tenir un registre pour chaque véhicule à moteur que vous utilisez pour gagner votre revenu  d’emploi. Ce registre doit comprendre, d’une part, le nombre total de kilomètres parcourus durant l’année et, d’autre part, le nombre de kilomètres parcourus durant l’année exclusivement pour votre emploi. Il doit également comprendre le kilométrage du véhicule au début et à la fin de l’année ou au moment de  l’acquisition, de la vente ou de l’échange. Vous devez aussi établir un relevé pour chaque voyage que vous avez fait pour gagner votre revenu d’emploi. Ce relevé doit comprendre la date, la destination et le but du voyage, ainsi que le nombre de kilomètres parcourus.

 

Dépenses admissibles

Frais de véhicule à moteur, pour pouvoir déduire les frais de véhicule à moteur que vous avez engagés pour gagner votre revenu d’emploi, vous devez exercer la totalité ou une partie de vos fonctions ailleurs qu’au lieu d’affaires de votre employeur ou à des endroits différents. Les dépenses admissibles sont :

  • l’essence ;
  • les frais d’entretien (par exemple, les frais pour le lavage, la lubrification, la mise au point, et ceux relatifs à l’achat d’une garantie prolongée, d’un traitement antirouille ou d’un traitement pour la protection des tissus et de la peinture) ;
  • les frais de réparation, sauf ceux engendrés par un accident ;
  • les frais de réparation engendrés par un accident si, au moment de l’accident, vous utilisiez le véhicule dans l’exercice de vos fonctions. Dans ce cas, vous pouvez déduire un montant égal aux frais de réparation engagés moins la somme remboursée par l’assurance ;
  • les primes d’assurance ;
  • les frais d’immatriculation et de permis de conduire ;
  • l’amortissement.

Les frais de voyage

Repas et boissons : si vos fonctions vous ont obligé à être absent pendant au moins 12 heures de la municipalité ou de la région métropolitaine où est situé l’établissement de votre employeur où vous vous présentez habituellement pour votre travail, vous pouvez demander une déduction pour le coût des repas que vous avez pris au cours de cette période. Un employé à commission qui prend un repas avec un client peut déduire une partie de son repas sans tenir compte de la règle des 12 heures. Vous pouvez cependant déduire seulement 50% des frais réellement engagés (frais payés moins remboursement de l’employeur).

Logement :  vous pouvez déduire les frais d’hébergement que vous devez engager pour vous loger dans l’exercice de vos fonctions, par exemple le coût d’une chambre dans un hôtel ou dans un motel.

Déplacements :  vous pouvez déduire les frais liés aux déplacements que vous devez faire dans l’exercice de vos fonctions, par exemple les déplacements par autobus, avion, traversier, train ou taxi. Toutefois, vous ne pouvez pas déduire les frais engagés pour vous rendre de votre résidence au lieu d’affaires de votre  employeur, ou pour en revenir.

Frais de stationnement : vous pouvez déduire les frais de stationnement qui se rapportent à votre revenu d’emploi. Toutefois, les frais que vous avez payés au lieu d’affaires de votre employeur, tels les frais de stationnement journaliers ou mensuels, sont considérés comme des frais personnels et, par conséquent, ne sont pas déductibles.

Les fournitures

Matériel de bureau : vous pouvez déduire le coût des articles de papeterie, les timbres, l’encre en poudre, les cartouches d’encre, les cartes routières, les annuaires et les répertoires.

Par contre, vous ne pouvez pas déduire les dépenses suivantes :

  • le coût des livres, des porte-documents et des calculatrices ;
  • le coût d’un abonnement à des périodiques ;
  • les frais de location d’un ordinateur (admissible pour employé à commission) ;
  • les frais de location d’un télécopieur (admissible pour employé à commission) ;
  • le coût d’achat d’un ordinateur ;
  • le coût d’achat d’un télécopieur ;
  • l’amortissement du coût en capital ou les intérêts d’un emprunt contracté pour acquérir divers biens, tels des ordinateurs ou des télécopieurs.

Outillage et vêtements : vous ne pouvez pas déduire le coût des outils de travail qui sont généralement  considérés comme de l’équipement. le coût des vêtements spéciaux (ex. uniformes, bottes de travail), ni les frais de nettoyage de ces vêtements que vous portez dans l’exercice de vos fonctions.

 

Dépenses admissibles

 Frais de télécommunications : vous pouvez déduire les frais de télécommunications suivants s’ils sont directement liés à l’exercice de vos fonctions :

  • les frais d’appels interurbains ;
  • les frais d’appels faits par téléphone cellulaire (y compris les frais payés pour un forfait ou ceux payés à l’avance pour le temps d’antenne, si ces frais sont calculés en proportion de l’utilisation du téléphone dans l’exercice de vos fonctions) ;
  • les frais de télégrammes ;
  • les frais d’utilisation du réseau Internet qui sont facturés en fonction de l’utilisation des services.

Par contre, vous ne pouvez pas déduire les frais suivants :

  • le coût mensuel du service téléphonique de base ;
  • les frais de location d’un téléphone cellulaire (admissible employé à commission) ;
  • le coût mensuel d’un accès au réseau Internet ;
  • les frais de branchement au réseau Internet ;
  • les frais de location d’un téléavertisseur (admissible employé à commission) ;
  • le coût d’achat d’un téléphone cellulaire ;
  • le coût du permis d’utilisation ou les frais de raccordement d’un téléphone cellulaire.

Salaire versé à un adjoint ou à un remplaçant : vous pouvez déduire le salaire que vous avez versé à un adjoint ou à un remplaçant. Cet adjoint ou ce remplaçant peut être votre conjoint ou votre conjoint de fait. Veuillez noter que vous devez déclarer ce salaire en produisant des feuilles de renseignements T4 / Relevé 1.

Vous pouvez aussi inclure, dans vos dépenses d’emploi, les sommes versées à titre d’employeur : RRQ, RQAP, FSS, assurance emploi.

Location de bureau : si votre bureau est situé dans un espace loué qui n’est pas votre résidence principale, vous pouvez déduire certaines sommes payées relativement à cet espace. Si vous utilisez votre espace de bureau à d’autres fins que pour votre emploi (par exemple, si vous l’utilisez à des fins personnelles, à des fins commerciales ou pour les besoins d’un autre emploi), vous devez calculer le montant des frais de bureau déductibles en vous basant sur  l’utilisation que vous faites de cet espace pour votre emploi. Les frais admissibles sont : les frais de la location de l’espace et les frais d’entretien. Les travailleurs à commission pourront déduire en plus les frais d’assurance et les taxes et impôts fonciers de l’espace loué. Les frais d’entreposage et les frais d’amortissement relatif aux meubles et à l’équipement ne sont pas déductibles. 

Frais de bureau à domicile : si votre bureau est situé dans votre résidence principale, que vous louiez celle-ci ou que vous en soyez propriétaire, vous devez remplir l’une des conditions suivantes pour pouvoir déduire des frais de bureau à domicile :

  • votre bureau est le lieu où vous remplissez principalement (à plus de 50 %) les fonctions de votre emploi ;
  • votre bureau vous sert exclusivement à gagner un revenu d’emploi et à rencontrer des clients ou d’autres personnes de façon régulière et continue.

Pourcentage d’utilisation du domicile : pour calculer la partie des frais de bureau à domicile que vous pouvez déduire, vous devez utiliser une base de calcul raisonnable, comme la superficie que représente votre espace de bureau par rapport à la superficie totale. Vous devez aussi tenir compte de l’utilisation que vous faites de cet espace à d’autres fins que pour votre emploi (par exemple, à des fins personnelles, à des fins commerciales ou pour les besoins d’un autre emploi). Veuillez vous référer au tableau pour les différences entre les employés salariés et à commission.

Frais juridiques : si vous avez payé des frais juridiques dans l’année pour récupérer, ou pour déterminer si vous pouvez récupérer un salaire.

Dépenses admissibles

DÉPENSES EXCLUSIVES AUX EMPLOYÉS À COMMISSION

Frais de comptabilité :  vous pouvez déduire les frais de comptabilité raisonnables que vous avez payés pour faire produire votre déclaration de revenus.

Frais de publicité et de promotion :  vous pouvez déduire les frais que vous avez engagés pour faire de la publicité et pour promouvoir vos ventes. Il peut s’agir des frais suivants :

  • le coût de messages publicitaires (radio, journaux, télévision) ;
  • le coût de cartes professionnelles ;
  • le coût de cadeaux promotionnels.

Frais de représentation : vous pouvez déduire certains frais de représentation que vous avez engagés pour vos clients, tels le coût de la consommation de nourriture et de boissons, les droits d’entrée pour assister à un spectacle ou à un événement sportif et les frais de location de salles pour recevoir des clients dans un but de divertissement. La déduction est habituellement limitée à 50% des frais réellement engagés.

Particularité pour les événements culturels (au Québec seulement, non applicable au fédéral) : vous pouvez déduire les frais suivants en totalité :

  • le coût d’un abonnement pour assister à au moins trois représentations différentes d’événements culturels qui ont lieu au Québec ;
  • le coût de la totalité ou de la quasi-totalité (90 % et plus) des billets pour assister à une représentation d’un événement culturel qui a lieu au Québec sauf s’il s’agit d’un événement de chanson et qu’il a lieu dans un amphithéâtre sportif tel que le Centre Bell ou le Stade Olympique. À titre d’exemple, un spectacle de Céline Dion au Centre Bell n’est pas déductible (chanson-amphithéâtre sportif).

Cependant, la limite de 50 % s’applique à la partie du coût d’un billet ou d’un abonnement qui se rapporte à la consommation de nourriture ou de boissons.

 

Installation récréative et cotisation à un club : vous ne pouvez pas déduire les dépenses suivantes :

  • les frais engagés pour l’usage ou l’entretien d’un bateau de plaisance, d’un chalet, d’un pavillon ou d’un terrain de golf ;
  • les cotisations ou les droits versés à un club dont l’objet principal est de fournir à ses membres des installations pour les loisirs, le sport ou les repas.

Frais de cautionnements :  vous pouvez déduire les frais que vous avez engagés à titre de cautionnements ou de primes d’assurance pour responsabilité civile.

Commissions pour l’obtention de renseignements :  vous pouvez déduire les commissions que vous avez payées à une personne afin d’obtenir un renseignement qui a mené à une vente, si vous fournissez le nom et l’adresse de cette personne.

Permis et licences :si vos activités professionnelles exigent que vous déteniez un permis ou une licence, vous pouvez en déduire le coût annuel. Ce pourrait être le cas si, par exemple, vous êtes un agent  immobilier ou un agent d’assurances.

Frais de formation : vous pouvez déduire le coût d’une formation si vous l’avez suivie uniquement pour mettre à jour ou pour améliorer vos connaissances, ou encore pour conserver votre compétence ou un titre déjà acquis pour les besoins de votre emploi.

Vous ne pouvez pas déduire les frais payés pour suivre un cours pouvant vous procurer des avantages à long terme, telle que l’obtention d’un diplôme, d’un titre professionnel ou d’un certificat. Les frais de formation non déductibles comme dépenses d’emploi peuvent donner droit, dans la déclaration de revenus, au crédit d’impôt pour frais de scolarité ou d’examen.

Autres types d’emploi

AUTRES TYPES D’EMPLOYÉS QUI PEUVENT DÉDUIRE DES DÉPENSES D’EMPLOI : la présente chronique ne traite pas de ces types d’employés et fera l’objet d’une chronique distincte éventuellement.

EMPLOYÉ DANS LES TRANSPORTS : si vous êtes un employé d’une entreprise dont l’activité principale est le transport, un employé d’une compagnie de chemin de fer ou encore un employé faisant régulièrement la collecte ou la livraison de biens, vous pouvez peut-être demander une déduction pour certaines dépenses que vous avez engagées pour gagner votre revenu d’emploi.

TRAVAILLEUR FORESTIER : si vous êtes un employé dans le domaine de l’exploitation forestière, vous pouvez peut-être demander une déduction pour certaines dépenses que vous avez engagées pour gagner votre revenu d’emploi.

PERSONNE DE MÉTIER SALARIÉ : si vous êtes une personne de métier salariée (ex. : un coiffeur, un cuisinier, un plombier, un apprenti mécanicien, ou autres), vous pouvez peut-être demander une déduction pour des outils admissibles que vous avez achetés dans l’année pour gagner votre revenu d’emploi.

MUSICIEN SALARIÉ : si vous êtes un musicien salarié, vous pouvez peut-être demander une déduction pour des dépenses liées à l’utilisation d’un instrument de musique que vous avez engagées pour gagner votre revenu d’emploi et que vous n’avez pas déjà déduites d’une quelconque façon (par exemple, comme  musicien autonome).